Průvodce zaměstnance

Příručka pro nové zaměstnance

Příručka Průvodce zaměstnance, kterou si na našich stránkách můžete stáhnout ve formátu PDF, je praktickým rádcem určeným především novým zaměstnancům UP. Příručka vám pomůže se zorientovat v administrativě univerzity. Najdete v ní mnoho užitečných informací o jejím chodu, zařízeních a službách, ale dozvíte se v ní také o vašich právech a povinnostech nebo o zaměstnaneckých benefitech.

První kroky nového zaměstnance

Nástup do zaměstnání

Podpis pracovní smlouvy

Podepsali jste pracovní smlouvu a mzdový výměr, které vám předaly pracovnice personálního oddělení. Součástí podkladů při nástupu do zaměstnání je i dokument Informace o právech a povinnostech vyplývajících z pracovního poměru, který obsahuje informace o nároku na dovolenou, o pracovní době, o odměňování aj. Dojde-li během pracovního poměru k jakékoli změně vašich osobních údajů (např. změna adresy, zdravotní pojišťovny, narození dítěte, získání nového titulu, změna účtu atd.), nahlaste je bez odkladu právě personálnímu oddělení. Kontakt na vaše personální referentky, včetně úředních hodin, najdete v sekci organizační struktura na webu univerzity pod příslušnou částí univerzity, na níž jste zaměstnáni.

Pravidla bezpečnosti práce

Prošli jste vstupní pracovně-lékařskou prohlídkou u smluvního lékaře a podepsali jste poučení o bezpečnosti práce. Nejde jen o formální záležitost. Svou práci můžete dobře vykonávat jen tehdy, vyvarujete-li se zbytečných úrazů či poškození majetku. Dbejte rovněž pravidel ochrany před požárem a jeho následky. Pracovní úraz svůj nebo jiného zaměstnance bezodkladně oznamte svému nadřízenému vedoucímu zaměstnanci. Mějte na paměti, že každé pracoviště má k dispozici lékárničku. Všechny potřebné předpisy a formuláře najdete na zaměstnaneckém webu.

Ochrana osobních údajů

Se vstupem Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (tzv. GDPR) je ochrana vašich osobních údajů jasně specifikována a garantována. Více k této problematice najdete univerzitních webových stránkách.

Další informace naleznete v oddíle Personální záležitosti (o mzdě a dovolené) a Zdravotní péče.

Vyřízení identifikační karty

Pro využití služeb, které vám univerzita nabízí, potřebujete identifikační kartu zaměstnance. Kartu Vám vydá Centrum výpočetní techniky, které sídlí ve Zbrojnici na Biskupském náměstí 1 ve druhém poschodí. S kartou lze pohodlně využívat výpůjčních služeb knihovny a stravovací systém, nakupovat v bufetech FreshUP, je nutná pro vstup do některých univerzitních budov a místností. Kartu využijete také ve Vědecké knihovně v Olomouci. S identifikační kartou máte možnost využít zaměstnanecké benefity u externích smluvních partnerů. Vše o identifikačních kartách na UP najdete zde.

Univerzitní síť, e-mail, telefon...

Univerzitní síť

Abyste mohli využívat univerzitní síť, potřebujete mít přihlašovací jméno a heslo, které vám bylo automaticky vygenerováno založením vaší pracovní smlouvy do informačního systému UP. Tyto údaje obdržíte spolu s identifikační kartou UP v kanceláři identifikačních karet v budově Zbrojnice (Biskupské náměstí 1).

Portál UP

Společně s webovými stránkami univerzity budete často používat i Portál UP, určený zaměstnancům a studentům UP. Portál obsahuje řadu aplikací pro administrativní úkony na UP (výplatní pásky, plány budov, přístup k emailu, smlouvy, tuzemské cestovní příkazy atd.), je úložištěm všech dokumentů, vč. platné legislativy v aplikaci UPShare, a v neposlední řadě jej využijete třeba i při objednávání jídla v menze. Pro úpravu nastavení portálu vám pomůže návod, který naleznete pod políčkem Nápověda. Tam také najdete odkaz na univerzitní wiki stránky, které obsahují řadu návodů pro práci s informačními technologiemi na UP.

E-mail

Společně s přihlašovacím jménem (ID) a heslem je vám rovněž přidělena univerzitní e-mailová adresa ve tvaru jméno.příjmení@upol.cz. Zaměstnanci ke své e-mailové schránce přistupují přes rozhraní OWA. Poštu kontrolujte každý den a odpovídejte co nejdříve. Pro úřední korespondenci používejte výhradně přidělenou univerzitní emailovou adresu. Vaše úřední korespondence, ať už papírová, nebo e-mailová, podléhá pravidlům obsaženým ve Spisovém a skartačním řádu. Při práci s e-mailem a na internetu se řiďte pravidly kybernetické bezpečnosti na UP.

Elektronická vizitka

Aby údaje o vás byly v aktuální podobě k dispozici i jiným uživatelům sítě UP a bylo je možné vyhledat i na internetových stránkách UP, je třeba, abyste tyto údaje zavedli do Portálu UP. K editaci osobních údajů se dostanete po přihlášení na Portál a přes tlačítko Můj profil v pravém horním rohu. Některé údaje pod svým jménem již budete mít, další, jako například alternativní telefonní číslo, musíte doplnit sami. Tento prostor také slouží k doplňování informací o Vašich odborných aktivitách, členstvích v odborných sdruženích, funkcích apod. Nezapomínejte údaje při jakékoliv změně aktualizovat.

Helpdesk

Součástí Portálu UP je také tzv. Helpdesk, který slouží k nahlášení poruchy (e-mailu, počítačové sítě, webu, ale třeba i závad ve vaší kanceláři). Požadavky zasílané přes Helpdesk jsou upřednostňovány. Veškerou pomoc s univerzitní sítí hledejte u správce sítě fakulty nebo příslušné jednotky.

Telefon

O přidělení telefonního čísla si požádejte přes Helpdesk, případně se obraťte na správce budovy nebo sekretariát katedry či vašeho pracoviště. Po přidělení klapky můžete telefonovat po univerzitě, telefonní spojení vyhledáte ve vyhledávači kontaktů na webu. O zpřístupnění možnosti telefonovat v rámci ČR nebo do zahraničí rozhoduje vám nadřízený vedoucí pracovník. Ve zdůvodněných případech ho požádejte o rozšíření okruhu telefonních oprávnění. V případě potřeby můžete obdržet i pracovní mobilní telefon a číslo, které vám umožní volat do sítě univerzity (mobilní i pevné linky) zdarma a být dostupný mimo vlastní pracoviště. Rozhodnutí o přidělení pracovního mobilního telefonu je na vedoucím vašeho pracoviště.

Seznámení se s hierarchií na UP

Vedení univerzity

V čele univerzity stojí rektor, který je také jejím statutárním zástupcem. Společně s prorektory se stará nejen o její správu, ale také o její další směřování. Reprezentuje ji na domácím i mezinárodním poli. Rektora jmenuje na základě volby akademickým senátem univerzity prezident ČR. Prorektoři zastupují rektora v přidělených oblastech, jako je studijní problematika, věda a výzkum, vnější a vnitřní vztahy, rozvoj, výstavba a organizace aj. Pravou rukou rektora je kancléř, který má na starosti koordinaci univerzitní administrativy. O ekonomický chod univerzity se stará kvestor.

Vedení fakulty

V čele fakult stojí děkani, kterým jsou přímo podřízeni proděkani a vedoucí fakultních organizačních jednotek, jak akademických, tak obslužných. Děkan disponuje podobnými pravomocemi jako rektor, ale pouze v rámci své fakulty. Mimo jiné rozhoduje o personálních záležitostech na fakultě. Činnost proděkanů opět odpovídá v rámci fakulty pravomocem prorektorů, a to v jednotlivých oblastech řízení fakulty. Ekonomické záležitosti řídí na fakultě tajemník. Struktura všech fakult UP je takřka stejná.

Akademický senát UP (AS UP)

Akademický senát Univerzity Palackého v Olomouci, někdy také nazývaný „velký senát“, je samosprávným zastupitelským akademickým orgánem a má 24 členů. Členy AS UP volí ze svých řad členové akademické obce; každá fakulta je zastoupena dvěma senátory z řad akademických pracovníků a jedním z řad studentů. Funkční období senátu je tříleté. Zasedání AS UP jsou veřejně přístupná.

Akademický senát fakulty (ASF UP)

Akademický senát fakulty, někdy také nazývaný „malý senát“, je orgán, který spolupracuje s vedením fakulty. Jeho členy volí ze svých řad akademická obec fakulty (tedy studenti a akademičtí pracovníci). Chod senátu podléhá vnitřním předpisům fakult – volebnímu řádu a jednacímu řádu akademického senátu. Senátoři jsou voleni na období tří let. Zasedání fakultního akademického senátu jsou veřejně přístupná. Každý senát má své internetové stránky, kde najdete mimo jiné i zápisy z jednotlivých zasedání.

Z dalších orgánů univerzity jmenujme Vědeckou radu, Správní radu, Kolegium rektora, Radu pro vnitřní hodnocení a další komise. Více informací o poslání, činnosti a obsazení jednotlivých orgánů najdete na stránkách univerzity.

S organizační strukturou univerzity a vedením univerzity se podrobně můžete seznámit na webu UP.