GDPR - Zaměstnanci

Univerzita Palackého v Olomouci, Křížkovského 511/8, 779 00 Olomouc, Česká republika (dále jen „Univerzita Palackého“, „UP“ nebo „my“) jako správce osobních údajů tímto informuje subjekty údajů („subjekty údajů“ nebo „Vy“) o zpracování Vašich osobních údajů prováděném ze strany UP a o Vašich právech se zpracováním souvisejícím.

Ochrana osobních údajů je pro UP důležitá a při zpracování Vašich osobních údajů postupujeme v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).

Budete-li mít jakékoli dotazy a žádosti ohledně zpracování a ochrany Vašich osobních údajů, můžete se obrátit na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO) dohlíží na to, aby zpracování Vašich osobních údajů probíhalo v souladu s právními předpisy a vnitřní normou UP Ochrana osobních údajů na Univerzitě Palackého v Olomouci.

UP zpracovává pouze nezbytné údaje, které souvisejí s pracovním poměrem v rozsahu údajů uvedených v osobním dotazníku zaměstnance a dále v rozsahu osobních údajů získaných či vzniklých při výkonu pracovní činnosti či v souvislosti s jejím výkonem. Patří mezi ně:

1. Identifikační údaje (např. jméno, příjmení, titul, datum narození)
2. Kontaktní údaje (např. adresa, telefon, e-mail)
3. Údaje o pracovním poměru (např. pracovní zařazení, mzdové údaje, pracovní smlouva)
4. Údaje o odborné kvalifikaci (např. vzdělání, profesní zkušenosti, certifikáty)
5. Údaje vzniklé při výkonu práce (např. docházka, pracovní výkazy)
6. Údaje o zdravotní způsobilosti (např. lékařské posudky, pracovní úrazy pro vedení evidence v oblasti pracovního práva, vyřizování nemocenského, důchodového a úrazového pojištění nebo zajištění zdravotních služeb a ochrany veřejného zdraví, případné uplatnění právních nároků)
7. Údaje o bezúhonnosti (pouze u pozic, kde je vyžadováno trestněprávní prověření a je pro to dán věcný důvod spočívající v povaze práce, a to výhradně v souladu s realizací práva UP jakožto zaměstnavatele dle § 316 odst. 4 písm. h) zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v účinném znění)
8. Údaje o členství v odborech (pouze pokud zaměstnanec poskytne souhlas ke zpracování pro účely členských příspěvků)
9.  Provozní a lokační údaje (údaje z elektronických systémů vztahujících se ke konkrétnímu subjektu údajů – např. údaje o využití informačních systémů, o datovém provozu a elektronické komunikaci, o využívání telefonu, o přístupu do různých prostor, záznamy z kamerových systémů apod.)

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile pomine doba pro zpracování nebo účel zpracování, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s Vaší osobou; to se netýká takových osobních údajů, které je třeba po stanovenou dobu archivovat dle příslušných právních předpisů.

• Orgánům veřejné moci (např. ČSSZ, finanční úřad, zdravotní pojišťovny)
• Smluvním partnerům (např. poskytovatelé školení, zajištění zaměstnaneckých stravenek)
• IT správcům a poskytovatelům softwaru (za účelem provozu informačních systémů)

Předání vždy probíhá jen v nezbytném rozsahu a s ohledem na ochranu Vašeho soukromí. Aktuální seznam zpracovatelů Vám na požádání poskytneme. Vezměte prosím na vědomí, že seznam zpracovatelů UP se může v čase měnit a doplňovat.

Obecně UP nepředává osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). Výjimkou mohou být situace, kdy zaměstnanec pracuje na mezinárodním projektu nebo dochází ke spolupráci se zahraniční institucí. V takovém případě UP zajistí dodržení příslušných ochranných záruk (např. uzavřením standardních smluvních doložek s příjemcem osobních údajů).

Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom zajistili přesnost Vašich osobních údajů. Pomoci nám s tím můžete tak, že nám sdělíte pouze přesné, pravdivé a aktuální informace. Pokud zjistíte, že informace zpracovávané UP jsou nepřesné, nepravdivé či neaktuální, informujte nás, abychom mohli zjednat nápravu.

Zaměstnanci mají v souladu s GDPR následující práva:

1. Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)
   Máte právo získat potvrzení o zpracování Vašich osobních údajů, jestliže UP Vaše údaje skutečně zpracovává. Pokud tomu tak je, máte právo na přístup k těmto údajům a k informacím vymezeným v čl. 15 odst. 1 písm. a) – h) GDPR. UP vydává potvrzení o zpracování osobních údajů bezplatně, jakož i první kopii všech osobních údajů, které o Vás UP zpracovává.
2. Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
   Máte právo požadovat opravu nepřesných osobních údajů nebo jejich doplnění, pokud jsou neúplné, či neaktuální.
3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“) (čl. 17 GDPR)
   Máte právo požadovat, aby UP bez zbytečného odkladu vymazala Vaše osobní údaje, pokud jsou splněny podmínky čl. 17 GDPR (např. pokud údaje již nejsou potřebné pro původní účel zpracování).
4. Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
   Za podmínek stanovených v čl. 18 GDPR můžete požadovat omezení zpracování osobních údajů.
5. Právo na informace o příjemcích osobních údajů (čl. 19 GDPR)
   Můžete požádat UP, aby Vás informovala o příjemcích, kterým byly osobní údaje zpřístupněny a zároveň kterým později byla oznámena oprava, doplnění, výmaz či omezení zpracování jakéhokoliv Vašeho osobního údaje.
6. Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)
   Pokud UP zpracovává údaje na základě souhlasu nebo smlouvy a zpracování probíhá automatizovaně, můžete požádat o poskytnutí Vašich údajů ve strukturovaném formátu nebo o jejich přenos k jinému správci.
7. Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)
   Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, nebo na základě našich oprávněných zájmů, máte právo vznést proti zpracování Vašich osobních údajů námitku. V takovém případě UP musí prokázat závažné oprávněné důvody pro další zpracování.
8. Právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů (čl. 34 GDPR)
    Pokud by došlo k porušení zabezpečení osobních údajů, které by pravděpodobně mělo za následek vysoké riziko pro Vaše práva a svobody, UP je povinna Vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

 Jak mohu svá práva uplatnit?

Žádosti o uplatnění práv lze podat na e-mailovou adresu pověřence pro ochranu osobních údajů UP: dpo@upol.cz. Kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů lze i telefonicky na čísle: 585 631 297.