GDPR - Uchazeči o zaměstnání

Univerzita Palackého v Olomouci, Křížkovského 511/8, 779 00 Olomouc, Česká republika (dále jen „Univerzita Palackého“, „UP“ nebo „my“) jako správce osobních údajů tímto informuje subjekty údajů („subjekty údajů“ nebo „Vy“) o zpracování Vašich osobních údajů prováděném ze strany UP a o Vašich právech se zpracováním souvisejícím.

Ochrana osobních údajů je pro UP důležitá a při zpracování Vašich osobních údajů postupujeme v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).

Budete-li mít jakékoli dotazy a žádosti ohledně zpracování a ochrany Vašich osobních údajů, můžete se obrátit na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO) dohlíží na to, aby zpracování Vašich osobních údajů probíhalo v souladu s právními předpisy a vnitřní normou UP Ochrana osobních údajů na Univerzitě Palackého v Olomouci.

Univerzita Palackého v Olomouci zpracovává Vaše osobní údaje pro následující účely: 

• účasti ve výběrovém řízení a uzavření pracovní smlouvy,
   na základě plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR;
• ochrany oprávněných zájmů UP včetně zajištění bezpečnosti prostor UP a řešení bezpečnostních incidentů, např. v případě kontroly nebo právního sporu,
   dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR – údaje uchováváme max. 3 roky po skončení výběrového řízení;
• oslovování s budoucími pracovními nabídkami,
   pouze pokud nám k tomu udělíte dobrovolný souhlas dle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR.

Jakožto uchazeči o zaměstnání nejste povinni nám Vaše osobní údaje poskytovat, ale bez nich Vás nemůžeme zařadit do výběrového řízení.

UP zpracovává pouze nezbytné údaje, které souvisejí s pracovním poměrem v rozsahu údajů uvedených v osobním dotazníku zaměstnance a dále v rozsahu osobních údajů získaných či vzniklých při výkonu pracovní činnosti či v souvislosti s jejím výkonem. Patří mezi ně:

1. Identifikační údaje (např. jméno, příjmení, titul, datum narození)
2. Kontaktní údaje (např. adresa, telefon, e-mail)
3. Údaje uvedené v žádosti o zaměstnání včetně životopisu (např. informace o předchozím zaměstnání, informace o vzdělání, životopis, doklady o vzdělání)
4.  Obrazové údaje (např. z kamerového systému UP)
5. Další informace, které nám sdělíte v průběhu výběrového řízení (např. doporučení bývalého zaměstnavatele)

Vaše osobní údaje budeme zpracovávat po dobu trvání výběrového řízení. V případě udělení souhlasu k oslovování Vás s budoucími pracovními nabídkami zpracováváme tyto osobní údaje po dobu jednoho roku. Poté zaměstnavatel provede výmaz osobních údajů uchazeče (s výjimkou osobních údajů uchazeče, s nímž je sjednán pracovněprávní vztah); o tomto výmazu uchazeče neinformuje. Uchazeč je kdykoli oprávněn svůj souhlas odvolat.

Vaše osobní údaje můžeme v nezbytných případech předat:

• orgánům veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon,
• soudům, správním orgánům, pokud je to nutné pro ochranu práv a zájmů UP,
• smluvním zpracovatelům (např. IT služby, právní či daňoví poradci).

Předání vždy probíhá jen v nezbytném rozsahu a s ohledem na ochranu Vašeho soukromí. Aktuální seznam zpracovatelů Vám na požádání poskytneme. Vezměte prosím na vědomí, že seznam zpracovatelů UP se může v čase měnit a doplňovat.

Obecně UP nepředává osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). Výjimkou mohou být situace, kdy je to nezbytné pro realizaci pracovní činnosti s částečným působením v zahraničí, například v rámci projektů, zahraničních či výměnných pobytů (např. program Erasmus+). V takovém případě UP zajistí dodržení příslušných ochranných záruk (např. uzavřením standardních smluvních doložek s příjemcem osobních údajů). 

Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom zajistili přesnost Vašich osobních údajů. Pomoci nám s tím můžete tak, že nám sdělíte pouze přesné, pravdivé a aktuální informace. Pokud zjistíte, že informace zpracovávané UP jsou nepřesné, nepravdivé či neaktuální, informujte nás, abychom mohli zjednat nápravu.

Uchazeči o zaměstnání mají v souladu s GDPR následující práva:

1. Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)
   Máte právo získat potvrzení o zpracování Vašich osobních údajů, jestliže UP Vaše údaje skutečně zpracovává. Pokud tomu tak je, máte právo na přístup k těmto údajům a k informacím vymezeným v čl. 15 odst. 1 písm. a) – h) GDPR. UP vydává potvrzení o zpracování osobních údajů bezplatně, jakož i první kopii všech osobních údajů, které o Vás UP zpracovává.
2. Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
   Máte právo požadovat opravu nepřesných osobních údajů nebo jejich doplnění, pokud jsou neúplné, či neaktuální.
3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“) (čl. 17 GDPR)
   Máte právo požadovat, aby UP bez zbytečného odkladu vymazala Vaše osobní údaje, pokud jsou splněny podmínky čl. 17 GDPR (např. pokud údaje již nejsou potřebné pro původní účel zpracování).
4. Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
   Za podmínek stanovených v čl. 18 GDPR můžete požadovat omezení zpracování osobních údajů.
5. Právo na informace o příjemcích osobních údajů (čl. 19 GDPR)
   Můžete požádat UP, aby Vás informovala o příjemcích, kterým byly osobní údaje zpřístupněny a zároveň kterým později byla oznámena oprava, doplnění, výmaz či omezení zpracování jakéhokoliv Vašeho osobního údaje.
6. Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)
   Pokud UP zpracovává údaje na základě souhlasu nebo smlouvy a zpracování probíhá automatizovaně, můžete požádat o poskytnutí Vašich údajů ve strukturovaném formátu nebo o jejich přenos k jinému správci.
7. Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)
   Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, nebo na základě našich oprávněných zájmů, máte právo vznést proti zpracování Vašich osobních údajů námitku. V takovém případě UP musí prokázat závažné oprávněné důvody pro další zpracování.
8. Právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů (čl. 34 GDPR)
    Pokud by došlo k porušení zabezpečení osobních údajů, které by pravděpodobně mělo za následek vysoké riziko pro Vaše práva a svobody, UP je povinna Vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

 Jak mohu svá práva uplatnit?

Žádosti o uplatnění práv lze podat na e-mailovou adresu pověřence pro ochranu osobních údajů UP: dpo@upol.cz. Kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů lze i telefonicky na čísle: 585 631 297.