GDPR - Uchazeči o studium

Univerzita Palackého v Olomouci, Křížkovského 511/8, 779 00 Olomouc, Česká republika (dále jen „Univerzita Palackého“, „UP“ nebo „my“) jako správce osobních údajů tímto informuje subjekty údajů („subjekty údajů“ nebo „Vy“) o zpracování Vašich osobních údajů prováděném ze strany UP a o Vašich právech se zpracováním souvisejícím.

Ochrana osobních údajů je pro UP důležitá a při zpracování Vašich osobních údajů postupujeme v souladu s obecně závaznými právními předpisy, zejména Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (dále jen „GDPR“).

Budete-li mít jakékoli dotazy a žádosti ohledně zpracování a ochrany Vašich osobních údajů, můžete se obrátit na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů (DPO) dohlíží na to, aby zpracování Vašich osobních údajů probíhalo v souladu s právními předpisy a vnitřní normou UP Ochrana osobních údajů na Univerzitě Palackého v Olomouci.

Univerzita Palackého v Olomouci zpracovává Vaše osobní údaje pro následující účely: 

• k zajištění průběhu příjímacího řízení, k rozhodnutí o přijetí/nepřijetí ke studiu, k zajištění průběhu odvolacího řízení v případě podání odvolání, vybírání a správa poplatků za úkony spojené s přijímacím řízením   
  • plnění právních povinností, zejména podle zákona o vysokých školách (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
  • plnění úkolu ve veřejném zájmu (čl. 6 odst. 1 písm. e) GDPR)
• plnění našich právních povinností stanovených obecně závaznými právními předpisy (např. předávání statistických údajů MŠMT ČR, povinnost uchovávat účetní a daňové doklady), popř. další předávání informace o přijímacím řízení orgánům veřejné moci a správy – zejména MŠMT ČR, MV ČR (Policie ČR), MZV ČR (ZÚ ČR), Celní správa, soudům ČR
  • plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR)
• Ochrana oprávněných zájmů UP, bezpečnosti a správa IT systémů (např. provozování kamerových systémů – vizte Provoz kamerového systému na Univerzitě Palackého v Olomouci)
  • oprávněné zájmy UP (čl. 6 odst. 1 písm. f) nařízení)
• pořizování záznamů, propagace UP (na internetových stránkách UP, sociálních sítích (Facebook, Instagram, Twitter atd.), v propagačních materiálech)
  • oprávněné zájmy UP (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) nebo Váš souhlas, je-li vyžadován (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)
• pokud nám k tomu udělíte zvláštní souhlas, můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat též pro účely uvedené v takovém souhlasu    
  • Váš souhlas (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR)

Poskytování osobních údajů je dobrovolné; v případě odmítnutí poskytnutí údajů nezbytných k řádnému průběhu přijímacího řízení a sním spojených úkonů na UP nebude UP moci uchazeče o studium řádně identifikovat a administrovat jeho přijímacího řízení, včetně plnění povinností ve vztahu k jiným orgánům veřejné moci ČR.

UP zpracovává pouze nezbytné údaje, které souvisejí se studiem, jsou přiměřené, relevantní a omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány. Patří mezi ně: 

1. identifikační údaje (např. jméno, příjmení, titul, rodné číslo, datum narození));
2. kontaktní údaje (např. adresa, e-mail, telefon);
3. údaje o studiu a předchozím vzdělání (např. údaje o zápisu do studia, předchozím vzdělání, studijním programu a formě studia, složené státní zkoušce a uděleném akademickém titulu);
4. údaje z osobních dokladů;
5. údaje o studijním programu, k jehož studiu se uchazeč hlásí, a výsledku přijímacího řízení;
6. údaje o zdravotním stavu (např. v případě potřeby zohlednění specifických potřeb uchazeče o studium);
7. obrazové a zvukové záznamy (např. kamerové záznamy) ;
8. bankovní údaje (např. bankovní spojení);
9. další údaje, které nám sdělíte během Vašeho studia (např. informace ze vzájemné komunikace).

Vaše osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile pomine doba pro zpracování nebo účel zpracování, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s Vaší osobou; to se netýká takových osobních údajů, které je třeba po stanovenou dobu archivovat dle příslušných právních předpisů. 

UP předává osobní údaje pouze v nezbytných případech: 

• Orgánům veřejné moci (např. MŠMT, finanční úřad, zdravotní pojišťovny, MV ČR (Policie ČR), MZV ČR (ZÚ ČR), Celní správa, soudům ČR
• SCIO s.r.o. (v souvislosti s Vaší účastí v Národních srovnávacích zkouškách a jejich vyhodnocením)
• IT správcům a poskytovatelům softwaru (za účelem provozu informačních systémů) 

Předání vždy probíhá jen v nezbytném rozsahu a s ohledem na ochranu Vašeho soukromí. Aktuální seznam zpracovatelů Vám na požádání poskytneme. Vezměte prosím na vědomí, že seznam zpracovatelů UP se může v čase měnit a doplňovat.

Obecně UP nepředává osobní údaje mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). Výjimkou mohou být situace, kdy se student účastní zahraničního či výměnného pobytu (např. v rámci programu Erasmus+). V takovém případě UP zajistí dodržení příslušných ochranných záruk (např. uzavřením standardních smluvních doložek s příjemcem osobních údajů). 

Vynaložíme přiměřené úsilí, abychom zajistili přesnost Vašich osobních údajů. Pomoci nám s tím můžete tak, že nám sdělíte pouze přesné, pravdivé a aktuální informace. Pokud zjistíte, že informace zpracovávané UP jsou nepřesné, nepravdivé či neaktuální, informujte nás, abychom mohli zjednat nápravu. 

Uchazeči o studium mají v souladu s GDPR následující práva:

1. Právo na přístup k osobním údajům (čl. 15 GDPR)
   Máte právo získat potvrzení o zpracování Vašich osobních údajů, jestliže UP Vaše údaje skutečně zpracovává. Pokud tomu tak je, máte právo na přístup k těmto údajům a k informacím vymezeným v čl. 15 odst. 1 písm. a) – h) GDPR. UP vydává potvrzení o zpracování osobních údajů bezplatně, jakož i první kopii všech osobních údajů, které o Vás UP zpracovává.
2. Právo na opravu (čl. 16 GDPR)
   Máte právo požadovat opravu nepřesných osobních údajů nebo jejich doplnění, pokud jsou neúplné, či neaktuální.
3. Právo na výmaz („právo být zapomenut“) (čl. 17 GDPR)
   Máte právo požadovat, aby UP bez zbytečného odkladu vymazala Vaše osobní údaje, pokud jsou splněny podmínky čl. 17 GDPR (např. pokud údaje již nejsou potřebné pro původní účel zpracování).
4. Právo na omezení zpracování (čl. 18 GDPR)
   Za podmínek stanovených v čl. 18 GDPR můžete požadovat omezení zpracování osobních údajů.
5. Právo na informace o příjemcích osobních údajů (čl. 19 GDPR)
   Můžete požádat UP, aby Vás informovala o příjemcích, kterým byly osobní údaje zpřístupněny a zároveň kterým později byla oznámena oprava, doplnění, výmaz či omezení zpracování jakéhokoliv Vašeho osobního údaje.
6. Právo na přenositelnost údajů (čl. 20 GDPR)
   Pokud UP zpracovává údaje na základě souhlasu nebo smlouvy a zpracování probíhá automatizovaně, můžete požádat o poskytnutí Vašich údajů ve strukturovaném formátu nebo o jejich přenos k jinému správci.
7. Právo vznést námitku (čl. 21 GDPR)
   Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem plnění úkolu ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, nebo na základě našich oprávněných zájmů, máte právo vznést proti zpracování Vašich osobních údajů námitku. V takovém případě UP musí prokázat závažné oprávněné důvody pro další zpracování.
8. Právo být informován o porušení zabezpečení osobních údajů (čl. 34 GDPR)
    Pokud by došlo k porušení zabezpečení osobních údajů, které by pravděpodobně mělo za následek vysoké riziko pro Vaše práva a svobody, UP je povinna Vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

 Jak mohu svá práva uplatnit?

Žádosti o uplatnění práv lze podat na e-mailovou adresu pověřence pro ochranu osobních údajů UP: dpo@upol.cz. Kontaktovat pověřence pro ochranu osobních údajů lze i telefonicky na čísle: 585 631 297.