Ochrana osobních údajů

Zpracování a ochrana osobních údajů na UP

1.    Účel informace
V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen „GDPR“ – informuje Univerzita Palackého v Olomouci ty, jejichž údaje zpracovává (dále jen „subjekty údajů“) o podmínkách, za jakých jsou zpracovávány osobní údaje.

2.    Správce osobních údajů
Tato informace se věnuje případům, kdy správcem Vašich osobních údajů je Univerzita Palackého v Olomouci, Křížkovského 511/8, 771 47 Olomouc, Česká republika (dále jen „Univerzita Palackého“). Univerzita Palackého je správcem osobních údajů tehdy, jestliže určuje účel a prostředky zpracování osobních údajů, provádí za stanoveným účelem jejich shromažďování, zpracování a uchování; za tuto svou činnost je právně odpovědná.

Univerzita Palackého je veřejná vysoká škola zřízená podle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách (dále jen „ZVŠ“). Univerzita Palackého svobodně a samostatně uskutečňuje vzdělávací a v souvislosti s ní vědeckou a výzkumnou, vývojovou a inovační, uměleckou nebo další tvůrčí činnost a také další s nimi související činnosti.

3.    Pověřenec pro ochranu osobních údajů
Pověřencem pro ochranu osobních údajů byl ustanoven kancléř Univerzity Palackého v Olomouci, PhDr. Rostislav Hladký, MBA, kterého je možné kontaktovat písemně na výše uvedené adrese Univerzity Palackého, případně na e-mailu: dpo@upol.cz. Na pověřence se můžete obrátit v případě, že budete mít jakékoliv dotazy či požadavky ke zpracování a ochraně Vašich osobních údajů.

4.    Zásady pro zpracování osobních údajů na Univerzitě Palackého
Univerzita Palackého považuje ochranu osobních údajů za důležitou a věnuje jí velkou pozornost. Vaše osobní údaje zpracováváme pouze v rozsahu, který je nezbytný pro činnost univerzity, případně souvisí se službou, kterou na Univerzitě Palackého využíváte. Osobní údaje chráníme v maximální možné míře a v souladu s platnými právními předpisy. Zásady a pravidla při zpracování osobních údajů na Univerzitě Palackého upravuj její vnitřní norma nazvaná Ochrana osobních údajů na Univerzitě Palackého v Olomouci.  Vnitřní norma mj. stanoví povinnost všech zaměstnanců při zpracování osobních údajů respektovat principy a zásady vyplývající z nařízení GDPR, konkrétně:

a)       Zásadu zákonnosti, která nám ukládá zpracovávat Vaše osobní údaje vždy v souladu s právními předpisy a na základě alespoň jednoho právního titulu.

b)      Zásadu korektnosti a transparentnosti, která nám ukládá povinnost zpracovávat Vaše osobní údaje otevřeně a transparentně a poskytnout Vám informace o způsobu jejich zpracování spolu s informací o tom, komu budou Vaše osobní údaje zpřístupněny. Patří sem také naše povinnost Vás v případech závažného porušení bezpečnosti či úniku osobních údajů o takové skutečnosti informovat.

c)       Zásadu účelového omezení, která nám umožňuje shromažďovat Vaše osobní údaje pouze za jasně vymezeným účelem.

d)      Zásadu minimalizace údajů, která nám ukládá zpracovávat pouze osobní údaje nezbytné, relevantní a přiměřené ve vztahu k účelu jejich zpracování.

e)      Zásadu přesnosti, která nám ukládá přijmout veškerá rozumná opatření umožňující nám zajistit pravidelnou aktualizaci či opravu Vašich osobních údajů.

f)        Zásadu omezení uložení, která nám ukládá uchovávat Vaše osobní údaje pouze po dobu, která je nezbytná pro konkrétní účel, pro který jsou zpracovávány. Jakmile tedy pomine doba pro zpracování nebo účel zpracování, Vaše osobní údaje vymažeme nebo je anonymizujeme, tedy upravíme tak, aby nebyly propojitelné s Vaší osobou; to se pochopitelně netýká takových osobních údajů, které je třeba po stanovenou dobu archivovat dle příslušných právních předpisů.

g)       Zásadu integrity a důvěrnosti, nepopiratelnosti a dostupnosti, která nám ukládá Vaše osobní údaje zabezpečit a chránit před neoprávněným či protiprávním zpracováním, ztrátou či zničením. Z těchto důvodů přijímáme četná technická i organizační opatření pro ochranu Vašich osobních údajů. Současně dbáme na to, aby k Vašim osobním údajům měli přístup pouze pověření zaměstnanci Univerzity Palackého.

h)      Zásadu odpovědnosti, která nám ukládá povinnost umět doložit soulad všech shora vyjmenovaných podmínek.

 

5.    Pro které účely osobní údaje zpracováváme?
Při naplňování svého poslání zpracovává Univerzita Palackého osobní údaje pro následující účely:

a.       Vzdělávací činnost

                                                               i.      Přijímací řízení

                                                             ii.      Studium

                                                           iii.      Výuka

                                                           iv.      Výměnné pobyty

                                                             v.      Celoživotní vzdělávání a mezinárodně uznávané kurzy

                                                           vi.      Knihovní služby

b.       Vědecko-výzkumná, vývojová a tvůrčí činnost

                                                               i.      Řešení projektů

                                                             ii.      Pořádání odborných konferencí

                                                           iii.      Publikační a vydavatelská činnost

                                                           iv.      Habilitační a profesorská řízení

c.       Administrativa a provoz organizace

                                                               i.      Personalistika a mzdy (včetně výběrových řízení)

                                                             ii.      Ekonomika a účetnictví

                                                           iii.      Správa majetku

                                                           iv.      Provozní agendy

                                                             v.      E-infrastruktura (výpočetní a úložné systémy, počítačová síť, elektronická pošta, hlasová síť)

                                                           vi.      Identifikační karty Univerzity Palackého

d.       Ochrana majetku a bezpečnost

                                                               i.      Kamerové systémy

                                                             ii.      Přístupy do zabezpečených prostor

                                                           iii.      Bezpečnostní monitoring provozu počítačové sítě

                                                           iv.      Zpracování bezpečnostních incidentů

e.       Komerční činnost

                                                               i.      Obchodní centrum

                                                             ii.      E-shopy Univerzity Palackého

                                                           iii.      Stravovací a ubytovací služby

                                                           iv.      Služby poskytované Akademik sport centrem včetně provozu cestovní kanceláře

                                                             v.      Jazykové vzdělávání

                                                           vi.      Další smluvní komerční činnost, případně živnostensky vykonávaná činnost

f.        Informační, poradenská a propagační činnost

                                                               i.      Weby

                                                             ii.      Marketing a propagace

                                                           iii.      Vydávání magazínu Žurnál, jiné magazíny a newslettery

                                                           iv.      Absolventi (klub absolventů apod.)

                                                             v.      Dětská univerzita

                                                           vi.      Informační a poradenská činnost (např. v oblasti studijní a kariérní, psychologická poradna, studentská právní poradna a další)

                                                          vii.      Informační činnost v rámci informačního a obchodního centra UPoint

                                                        viii.      Pevnost poznání

                                                            ix.      Botanická zahrada

g.       Zdravotnická činnost

                                                               i.      Provoz zdravotnických zařízení

 

6.    Kategorie osob, jejichž osobní údaje zpracováváme
Univerzita Palackého zpracovává osobní údaje těchto kategorií osob (subjektů údajů):

a)       Zaměstnanci (osoby v pracovně-právním vztahu) a uchazeči o zaměstnání

b)      Studenti, účastníci celoživotního vzdělávání a mezinárodně uznávaných kurzů a účastníci výměnných studijních pobytů

c)       Uchazeči o studium (osoby účastnící se přijímacího řízení ke studiu)

d)      Absolventi

e)      Účastníci habilitačních řízení a řízení o jmenování profesorem

f)        Externí spolupracovníci (osoby bez pracovněprávního vztahu zapojené do vzdělávacích, výzkumných, smluvních a dalších aktivit Univerzity Palackého)

g)       Členové orgánů a komisí zřízených Univerzitou Palackého (vědecká rada, správní rada atp.)

h)      Účastníci výzkumu (osoby zapojené v roli zkoumaných subjektů do výzkumných aktivit a projektů)

i)        Smluvní a projektoví partneři, jiní zákazníci (osoby využívajících či nakupující služby a produkty Univerzity Palackého), návštěvníci akcí pořádaných Univerzitou Palackého

j)        Osoby, jejichž osobní údaje jsou zaznamenány kamerovými systémy provozovanými Univerzitou Palackého

7.    Kategorie zpracovávaných osobních údajů
Univerzita Palackého zpracovává jednak osobní údaje poskytnuté přímo jednotlivými fyzickými osobami (ať již na základě souhlasu nebo na základě jiných právních důvodů), případně údaje poskytnuté či získané v souladu s právními předpisy od jiných subjektů či z jiných zdrojů (např. veřejné rejstříky),  jednak také další osobní údaje vytvořené v rámci činností zpracování a nezbytných pro jejich zajištění. To může zahrnovat následující kategorie osobních údajů:

a)       Adresní a identifikační údaje (jméno, příjmení, datum a místo narození, rodinný stav, rodné číslo, titul, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu, digitální identifikátor, podpis apod.)

b)      Popisné údaje (vzdělání, znalost cizích jazyků, odborná kvalifikace, údaj o vojenské službě, znalosti a dovednosti, počet dětí, portrétní fotografie, video/audio záznam o osobě, předchozí zaměstnání, zdravotní pojišťovna, členství v zájmových organizacích, trestní bezúhonnost, apod.)

c)       Studijní údaje (záznamy o studiu a studijních aktivitách, studijní výsledky, studijní ocenění)

d)      Ekonomické údaje (bankovní spojení, mzda, odměny, poplatky, závazky a pohledávky, objednávky, nákupy, daně apod.)

e)      Pracovní údaje (záznamy o práci a pracovních aktivitách, zaměstnavatel, pracoviště, pracovní zařazení a pozice, pracovní hodnocení, pracovní ocenění apod.)

f)        Provozní a lokační údaje (typicky údaje z elektronických systémů vztahujících se ke konkrétnímu subjektu údajů – např. údaje o využití informačních systémů, o datovém provozu a elektronické komunikaci, o využívání telefonu, o přístupu do různých prostor, záznamy z kamerových systémů apod.)

g)       Údaje o aktivitách subjektu (publikační činnost, údaje o odborných aktivitách, účasti na konferencích, zapojení do projektů, údaje o pracovních či studijních cestách apod.)

h)      Údaje o jiné osobě (adresní a identifikační údaje člena rodiny, manžel/manželka, dítě, partner apod.) – vždy však striktně v souladu se zásadou minimalizace údajů a striktně při splnění právem stanovených požadavků

i)        Zvláštní kategorie osobních údajů a údaje o trestních odsouzeních či probíhajících trestních řízeních (citlivé osobní údaje zachycující informaci o zdravotním stavu, členství v odborech apod.) - vždy však striktně v souladu se zásadou minimalizace údajů a striktně při splnění právem stanovených požadavků

8.    Právní důvody pro zpracování osobních údajů
Zpracování osobních údajů v rámci výše uvedených činností probíhá na základě odpovídajících právních důvodů. Tyto důvody jsou odlišné pro jednotlivé typy činností, které Univerzita Palackého vykonává. Obecně však těmito právem aprobovanými důvody pro zpracování Vašich osobních údajů jsou:

a)     Plnění právní povinnosti vztahující se na správce:
Vaše osobní údaje zde potřebujeme za účelem jejich zpracování pro splnění naší právem stanovené povinnosti. Jedná se zejména o zpracování dle ZVŠ, zákona č. 130/2002 Sb., o podpoře výzkumu a vývoje z veřejných prostředků; zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce; zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví; zákona č. 127/2005 Sb., o elektronických komunikacích, ve znění pozdějších předpisů; zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti; zákona 181/2014, o kybernetické bezpečnosti a dalších právních předpisů.

b)    Zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce (týká se případů, kdy Univerzita Palackého vystupuje jako orgán veřejné moci, tj. orgán oprávněný rozhodovat o právech a povinnostech osob, případně jinak zasahovat do jejich sféry. Jedná se zejména o zpracování dle ZVŠ.

c)     Plnění smlouvy, provedení opatření před vznikem smlouvy na Váš návrh:
Vaše osobní údaje zde potřebujeme pro účely uzavření smluvního vztahu a následného plnění z něj, případně také před uzavřením smlouvy (mj. pro přípravu smlouvy).

d)    Souhlas subjektu údajů:
Souhlas, který jste nám udělil ke zpracování Vašich osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.

e)     Oprávněný zájem správce, který spočívá zejména v:

-    ochraně majetku,

-    zajištění bezpečnosti počítačové sítě a informací.

f)      Nezbytnost zpracování pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby (na Univerzitě Palackého však bude tento důvod pro zpracování ojedinělým až výjimečným)

9.     Předávání osobních údajů
Za účelem naplnění zákonných povinností může Univerzita Palackého předat vybrané osobní údaje určeným subjektům (například orgánům veřejné moci). Toto obdobně platí i pro případy, kdy zmocnění pro předání osobních údajů vně Univerzity Palackého je dáno individuálními souhlasy subjektů údajů.

10.  Doba uchování osobních údajů
Údaje se uchovávají pouze po dobu nezbytně nutnou ve vztahu k dané činnosti zpracování osobních dat a v souladu s platným skartačním plánem jsou pak zlikvidována nebo archivována. Osobní údaje, které zpracováváme s Vaším souhlasem, uchováváme pouze po dobu trvání účelu, k němuž byl souhlas udělen.

11.   Uplatnění práv subjektu údajů
Subjekt údajů je oprávněn uplatnit svá práva vyplývající z GDPR. Každý zaměstnanec Univerzity Palackého je povinen přijmout žádost Vás jakožto subjektu údajů zpracovávaných Univerzitou Palackého, kterou hodláte realizovat některé ze svých práv dle čl. 15 - 22 GDPR. Žádost dle čl. 15 -22 GDPR jste oprávněni také zaslat pověřenci pro ochranu osobních údajů. Před zpracováním žádosti má Univerzita Palackého právo a povinnost ověřit identitu žadatele. Vaše žádost bude vyřízena zpravidla bez zbytečného odkladu, nejpozději ve lhůtách stanovených GDPR.

12.   Právo podat stížnost u dozorového úřadu
Subjekt údajů má právo podat stížnost na zpracování osobních údajů dozorovému úřadu, zejména v členském státě svého obvyklého bydliště, místa výkonu zaměstnání nebo místa, kde došlo k údajnému porušení. Tímto dozorovým úřadem tak zpravidla bude Úřad na ochranu osobních údajů.

Kontakt:
Úřad pro ochranu osobních údajů

adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7

tel.: 234 665 111

web: www.uoou.cz 

Tato informace je dostupná v české a anglické verzi. Dojde-li k rozporu mezi těmito verzemi, přednost má verze česká.