Informace o provozu Podatelny UP (Podatelny RUP) a o podmínkách přijímání dokumentů na UP

(část Článku 3 - Příjem dokumentů ze Spisového a skartačního řádu Univerzity Palackého v Olomouci (B1 - 13/12 - HN))

  1. UP přijímá dokumenty v digitální podobě na Podatelně UP, v analogové podobě a ústní podání na Podatelně UP, podatelnách fakult a podatelně Správy kolejí a menz UP. Veškerá analogová a ústní podání přijatá mimo podatelnu, jsou předávána na příslušnou podatelnu k evidenci. Veškerá podání doručená v elektronické podobě mimo podatelnu jsou předávána k evidenci Podatelně UP.

  2. Elektronická podání je možné učinit prostřednictvím elektronické adresy Podatelny UP.

  3. Informace o Podatelně UP a podmínky přijímání dokumentů:
    1. Podatelna UP přijímá dokumenty na adrese: Podatelna Univerzity Palackého v Olomouci Rektorát UP, Křížkovského 511/8, 771 47 Olomouc,
    2. úřední hodiny Podatelny UP: Po - Pá 9:30 - 15:00,
    3. elektronická adresa Podatelny UP pro příjem elektronické pošty je: e-podatelna@upol.cz
    4. UP přijímá datové zprávy prostřednictvím informačního systému datových schránek. ID datové schránky je ffsj9ei (UP má zřízenu jednu datovou schránku).

  4. Přípustné datové formáty pro datové zprávy dodávané do datové schránky jsou následující:
    *.PDF (dokument ve formátu Adobe Acrobat Reader®),
    *.PDF/A (Portable Dokument Format for the Long-term Archiving),
    *.XML (Extensible Markup Language Document),
    *.FO/*.ZFO (602XML Filler dokument),
    *.HTM/*.HTML (hypertextový dokument),
    *.ODT (Open Document Text),
    *.ODS (Open Document Spreadsheet),
    *.ODP (Open Document Presentation),
    *.TXT (prostý text),
    *.RTF (dokument v textovém standardu RTF),
    *.DOC/*.DOCX (dokument MS Word),
    *.XLS/*.XLSX (dokument MS Excel),
    *.PPT/*.PPTX (MS PowerPoint Presentation),
    *.JPG/*.JPEG/*.JFIF (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format),
    *.PNG (Portable Network Graphics),
    *.TIF/*.TIFF (Tagged Image File Format),
    *.GIF (Graphics Interchange Format),
    *.MPEGl/*.MPEG2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2),
    *.WAV (Waveform Audio Format),
    *.MP2/*.MP3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3),
    *.ISDOC/*.ISDOCX (Information System Document) verze 5.2 a vyšší,
    *.EDI (Engine Electronic Data Interchange File).

  5. UP přijímá digitální dokumenty také v následující podobě:
    1. vyplněním formuláře, který je dostupný pro účely podání na webových stránkách UP,
    2. osobním doručením dokumentu na nosiči dat.

  6. UP přijímá data na těchto nosičích:
    1. CD se souborovým systémem ISO9660
    2. DVD se souborovými systémy ISO9660 nebo UDF
    3. USB (formát PC)

    Předaný datový nosič vrací Podatelna UP pouze na žádost odesílatele, která byla uplatněna při jeho předání na Podatelně UP.

  7. Bezpečnostní opatření:

    Zpráva dodaná k odeslání v elektronické podobě nesmí obsahovat chybný datový formát nebo škodlivý kód, Podatelna UP takovou zprávu nepřijme k odeslání. V případě, že je do elektronické Podatelny UP doručen dokument se škodlivým kódem, Podatelna UP obratem uvědomí odesílatele o tomto stavu a požádá o zaslání dokumentu bez škodlivého kódu. Elektronický dokument je založen pověřeným zaměstnancem Podatelny UP na samostatném elektronickém nosiči k tomuto účelu vyhrazenému a je zabezpečeno, aby nedošlo k dalšímu šíření škodlivého kódu.

  8. V případě, že je podatelně doručen neúplný nebo poškozený dokument v analogové podobě nebo v digitální podobě, podatelna uvede v pomocné evidenci příjem tohoto dokumentu a předá jej ke skartaci. V případě, že jde o podání nebo podnět, požádá podavatele o dodání čitelného dokumentu.

  9. Pravidla pro podání elektronického dokumentu:
    1. pravidla pro podání prostřednictvím datové schránky
      • doručování prostřednictvím informačního systému datových schránek je definováno zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů,
    2. pravidla pro podání prostřednictvím e-mailu
      • prostřednictvím e-mailové zprávy je zasíláno pouze jedno podání o maximální velikosti 10 MB (včetně všech příloh),
      • při podání více elektronických dokumentů musí být rozlišeno, který dokument je vlastním podáním, a které dokumenty jsou elektronickými přílohami,
      • podání nesmí obsahovat chybný datový formát nebo škodlivý kód,
      • Podatelna UP odesílá potvrzení o přijetí a doručení elektronického podání; v případě, že toto potvrzení není odesláno automaticky,
      • v případě, že elektronické podání nesplňuje některý z požadavků na jeho doručení, Podatelna UP podání nepřijme. Ve zprávě odesílateli uvede Podatelna UP konkrétní důvod, proč nebylo elektronické podání přijato.