O nás

Spisová služba na UP zajišťuje odbornou správu dokumentů došlých na UP a vzešlých z její činnosti, tj. zajišťuje jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností. Spisová služba na UP se provádí v elektronické a analogové podobě, přičemž obě tyto podoby jsou integrovány v elektronickém systému spisové služby.

Zaměstnanci univerzity naleznou podrobné informace ve Spisovém a skartačním řádu UP, jakožto interní normě naší organizace.

Zaměstnanci Oddělení spisové služby RUP

Ing. Mgr. Denisa Říhošková, MA
Vedoucí spisové služby
+420 585 631 188
denisa.rihoskova@upol.cz

PhDr. Ludmila Novotná
Odborný pracovník spisové služby
(elektronická podatelna RUP)
+420 585 631 130
ludmila.novotna@upol.cz

Miroslava Soppe
Odborný pracovník spisové služby
(kontaktní podatelna RUP)
+420 585 631 034
miroslava.soppe@upol.cz

Jaroslav Jančík
Odborný pracovník spisové služby
(elektronická podatelna RUP)
+420 585 631 130
jaroslav.jancik@upol.cz

Informace o provozu Podatelny UP (Podatelny RUP) a o podmínkách přijímání dokumentů na UP

UP přijímá dokumenty v digitální podobě na Podatelně RUP, v analogové podobě a ústní podání na Podatelně RUP, podatelnách fakult a podatelně Správy kolejí a menz UP a podatelně vysokoškolského ústavu Catrin. Veškerá analogová a ústní podání přijatá mimo podatelnu, jsou předávána na příslušnou podatelnu k evidenci. Veškerá podání doručená v elektronické podobě mimo podatelnu jsou předávána k evidenci Podatelně UP.

Elektronická podání je možné učinit prostřednictvím elektronické adresy Podatelny UP.

• Informace o Podatelně UP a podmínky přijímání dokumentů
• Přípustné datové formáty pro datové zprávy dodávané do datové schránky
• Bezpečnostní opatření
• Pravidla pro podání elektronického dokumentu

Podatelna UP přijímá dokumenty na adrese:
Podatelna Univerzity Palackého v Olomouci Rektorát UP, Křížkovského 511/8, 779 00 Olomouc

Úřední hodiny Podatelny UP:
Po–Pá 9:00–13:30

Elektronická adresa Podatelny UP pro příjem elektronické pošty:
e-podatelna@upol.cz

elektronická adresa pro příjem elektronických faktur:
faktury@upol.cz

UP přijímá datové zprávy prostřednictvím informačního systému datových schránek.

• ID datové schránky je ffsj9ei
• UP má zřízenu jednu datovou schránku.

*.PDF (dokument ve formátu Adobe Acrobat Reader®),
*.PDF/A (Portable Dokument Format for the Long-term Archiving),
*.XML (Extensible Markup Language Document),
*.FO/*.ZFO (602XML Filler dokument),
*.HTM/*.HTML (hypertextový dokument),
*.ODT (Open Document Text),
*.ODS (Open Document Spreadsheet),
*.ODP (Open Document Presentation),
*.TXT (prostý text),
*.RTF (dokument v textovém standardu RTF),
*.DOC/*.DOCX (dokument MS Word),
*.XLS/*.XLSX (dokument MS Excel),
*.PPT/*.PPTX (MS PowerPoint Presentation),
*.JPG/*.JPEG/*.JFIF (Joint Photographic Experts Group File Interchange Format),
*.PNG (Portable Network Graphics),
*.TIF/*.TIFF (Tagged Image File Format),
*.GIF (Graphics Interchange Format),
*.MPEGl/*.MPEG2 (Moving Picture Experts Group Phase 1/Phase 2),
*.WAV (Waveform Audio Format),
*.MP2/*.MP3 (MPEG-1 Audio Layer 2/Layer 3),
*.ISDOC/*.ISDOCX (Information System Document) verze 5.2 a vyšší,
*.EDI (Engine Electronic Data Interchange File).

UP přijímá digitální dokumenty také v následující podobě:

• vyplněním formuláře, který je dostupný pro účely podání na webových stránkách UP,
• osobním doručením dokumentu na nosiči dat.

UP přijímá data na těchto nosičích:

• CD se souborovým systémem ISO9660
• DVD se souborovými systémy ISO9660 nebo UDF
• USB (formát PC)
• SD karta (Podatelna RUP)

Předaný datový nosič vrací Podatelna UP pouze na žádost odesílatele, která byla uplatněna při jeho předání na Podatelně UP. V případě potřeby si možnost podání uvedenými způsoby předem telefonicky ověřte u příslušného pracovníka podatelny, u níž chcete podání učinit.

Zpráva dodaná k odeslání v elektronické podobě nesmí obsahovat chybný datový formát nebo škodlivý kód, Podatelna UP takovou zprávu nepřijme k odeslání. V případě, že je do elektronické Podatelny UP doručen dokument se škodlivým kódem, Podatelna UP obratem uvědomí odesílatele o tomto stavu a požádá o zaslání dokumentu bez škodlivého kódu. Elektronický dokument je založen pověřeným zaměstnancem Podatelny UP na samostatném elektronickém nosiči k tomuto účelu vyhrazenému a je zabezpečeno, aby nedošlo k dalšímu šíření škodlivého kódu.

V případě, že je podatelně doručen neúplný nebo poškozený dokument v analogové podobě nebo v digitální podobě, podatelna uvede v pomocné evidenci příjem tohoto dokumentu a předá jej ke skartaci. V případě, že jde o podání nebo podnět, požádá podavatele o dodání čitelného dokumentu.

1. pravidla pro podání prostřednictvím datové schránky
   • doručování prostřednictvím informačního systému datových schránek je definováno zákonem č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, ve znění pozdějších předpisů a vyhláškou č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů,
2. pravidla pro podání prostřednictvím e-mailu
   • prostřednictvím e-mailové zprávy je zasíláno pouze jedno podání o maximální velikosti 10 MB (včetně všech příloh),
   • při podání více elektronických dokumentů musí být rozlišeno, který dokument je vlastním podáním, a které dokumenty jsou elektronickými přílohami,
   • podání nesmí obsahovat chybný datový formát nebo škodlivý kód,
   • Podatelna UP odesílá potvrzení o přijetí a doručení elektronického podání; v případě, že toto potvrzení není odesláno automaticky,
   • v případě, že elektronické podání nesplňuje některý z požadavků na jeho doručení, Podatelna UP podání nepřijme. Ve zprávě odesílateli uvede Podatelna UP konkrétní důvod, proč nebylo elektronické podání přijato.