Erasmus: Instrukce pro nominované studenty

Po vyhlášení výsledků výběrového řízení

• Vyplnit on-line vstupní formulář pro Oddělení mezinárodních vztahů UP (dále jen OMV). Instrukce a přístupové heslo dostane každý student e-mailem.
  
  
• Podívat se na webové stránky hostitelské univerzity, najít informace pro zahraniční studenty (výměnný program Erasmus), a stáhnout formuláře přihlášky, pokud jsou k dispozici. Na některých školách funguje on-line přihlášení. Zjistit, zda škola nevyžaduje nominaci od domácího koordinátora (pokud ano, požádat koordinátora na OMV o odeslání nominace). Vyplněnou přihlášku odesílá na hostitelskou instituci sám student (na PF a FTK prostřednictvím zahraniční referentky). Je potřeba se řídit pokyny hostitelské instituce a respektovat přihlašovací proceduru dané školy, ať už jde o termín podání přihlášky či požadované dokumenty.
  
  
• Sestavit si studijní smlouvu Learning Agreement s názvy předmětů, které chce student v zahraničí absolvovat (případně s popisem jiné studijní náplně). Je zapotřebí zvolit předměty, které budou fakultou po příjezdu studenta uznány. Nechat si smlouvu potvrdit nejdříve svým katederním/fakultním koordinátorem (Departmental coordinator) a poté institucionálním koordinátorem na OMV a odeslat ji k potvrzení na hostitelskou univerzitu (doporučujeme zahraničního koordinátora výslovně požádat o vrácení schválené smlouvy, budete ji potřebovat jako přílohu k finanční dohodě). Aby byl student oprávněn k nároku na stipendium, musí během pobytu na partnerské instituci získat z předmětů schválených ve studijní smlouvě minimálně 15 kreditů ECTS za každý semestr (jednotlivé fakulty/katedry však mohou klást na studenty vyšší nároky na počet získaných kreditů). Kredity, které student případně získá účastí na přípravném jazykovém kurzu EILC, se do povinných 15 kreditů nezapočítavají.
  
  
• V případě zájmu o účast na přípravném jazykovém kurzu EILC odeslat mailem na OMV vyplněnou přihlášku k přeposlání organizátorovi, viz: Kurzy EILC
  
  
• Zjistit si předem co nejvíce informací o místě studijního pobytu.  Závěrečné zprávy studentů jsou zveřejňovány v národní databázi zkušeností studentů Erasmus: http://erasmus-databaze.naep.cz/.
  
  
• V případě potřeby si vyřídit vízum do cílové země.
  
  
• Nominace do programu je závazná. V případě odstoupení z programu je student povinen neprodleně o svém odstoupení písemnou formou informovat OMV s uvedením důvodu. O odstoupení informuje i svého katederního/fakultního koordinátora.

Před odjezdem

• Cca 3 týdny před odjezdem podepsat na OMV tzv. Finanční dohodu o podmínkách přidělení stipendia. Před podpisem dohody se seznámit s Kvalifikačními podmínkami programu Erasmus a se Všeobecnými smluvními podmínkami.
  
  
• K podpisu finanční dohody s sebou přinést:
  -    kopii dokladu o přijetí na školu v zahraničí,
  -    kopii oboustranně potvrzené studijní smlouvy (Learning Agreement),
  -    transkript dosavadních studijních výsledků v angličtině (vydá studijní oddělení),
  -    formulář Prohlášení o účtu, vyplněný na počítači. Výplata stipendia se děje převodem na účet zřízený u bankovního ústavu se sídlem v ČR, obvykle ve dvou či třech splátkách. Převod zajišťuje OMV. Výše jednotlivých splátek je dána zákonitostmi financování programu (kombinace prostředků EU a státního rozpočtu) a výše splátek není ekvivalentní. Poplatky spojené s převodem hradí UP.
  
  
• Při uzavření finanční dohody na OMV si převzít kartičku cestovního pojištění UP, které je pro vyjíždějící studenty zdarma. Informace o podmínkách, rozsahu pojištění a všeobecné pojistné podmínky.
  
  
• V případě potřeby si vyžádat potvrzení o vyslání nebo potvrzení o přidělení stipendia.
  
  
• Po podpisu finanční dohody nahlásit datum zahájení a ukončení studijního pobytu v zahraničí referentce pro zahraniční styky na fakultě, na které studuji.

V průběhu pobytu

• V případě změn ve studijní smlouvě vyplnit druhou stranu formuláře Learning Agreement (tj. Changes to Original Proposed Study Programme/Learning Agreement), nechat potvrdit hostitelskou institucí a doručit OMV k předání katedře/fakultě. Změny musí být schváleny do 30 dní od zahájení studijního pobytu.

 Prodloužení pobytu

• Prodloužení studia na zahraniční instituci je možné jen po dohodě s vysílající a přijímací institucí. Prodloužení s finanční podporou je možné jen v případě dostatečné finanční rezervy. Při prodloužení bez nároku na stipendium (Erasmus zero-grant student) student neobdrží finanční podporu, zůstává mu však status Erasmus studenta a z něho plynoucí výhody.
  
  
• O prodloužení je možné zažádat prostřednictvím žádosti o prodloužení pobytu, kterou student po opatření všech podpisů zašle na OMV společně s motivačním dopisem v českém jazyce, a to nejpozději do 1. 12. v případě zimního a 1. 6. v případě letního semestru. Před uplynutím původně stanovené doby pobytu je nutné podepsat dodatek k finanční dohodě.

Po návratu

• Doručit OMV originál potvrzení o absolvování pobytu (Confirmation of Erasmus study period) do 15 dní od skončení studijního pobytu. Je nutné dodat jedno potvrzení za celou délku pobytu v souladu s finanční dohodou. Pokud hostitelská instituce vystaví potvrzení na vlastním formuláři, musí být z takového potvrzení jasné, ke kterému dni byl studijní pobyt zahájen a kdy skončil. Potvrzení nesmí být staršího data než jeden týden před ukončením pobytu!
  
  
• Doručit OMV kopii studijních výsledků (Transcript of records) nejpozději do 1,5 měsíce od skončení studijního pobytu.
  
  
• Vrátit OMV kartičku cestovního pojištění UP.
  
  
• Přes internet vyplnit závěrečnou zprávu na www.erasmus-databaze.naep.cz. Po skončení pobytu přijde studentovi e-mail s výzvou a heslem k vyplnění zprávy. Zprávu není nutno vyplnit najednou, zadaná data lze uložit a znovu se k nim vrátit. Zpráva se vyplňuje do 30 dní od skončení studijního pobytu. Sekci s počtem získaných a uznaných kreditů student doplní, jakmile má uznání na fakultě vyřízeno, a zprávu definitivně uzavře.
  
  
• Na katedře/fakultě zajistit uznání absolvovaných kurzů.