Zavádění DMS na UP Olomouc

Document management system (DMS) lze definovat jako počítačový systém pro administraci dokumentů garantující okamžitý přístup ke správným dokumentům bez ohledu na jejich umístění a formát. DMS odpovídá na často kladené otázky: kde a pod jakým jménem jsou konkrétní soubory uloženy, kdo je jejich autorem, kolik různých verzí souboru existuje, kdo a jaká k nim má přístupová práva, atd. DMS umožňuje nejen aktuální dokumenty rychle získat, ale zajistit i jejich bezpečnost. Poskytuje organizovanou, přehlednou a efektivní správu všech dokumentů.

V těchto dnech probíhá ve spolupráci pracovníků CVT a fy IBM instalace prostředí DMS na UP. Jsou dokončovány práce spojené s optimalizací a nastavením vzájemné komunikace jednotlivých podsystémů. Dnem předání plně funkčního systému bude zahájen tříměsíční zkušební provoz.

Služby prostředí DMS na UP zajišťují evidenci a vyhledávání základních pěti typů dokumentů (Studijní materiály; Normy; Řídící dokumenty pracoviště; Dokumenty volených orgánů; Projektové dokumentace), a to včetně vyhledávacích služeb (vyhledávání evidovaných dokumentů; vyhledávání v jednotlivých dokumentech; zobrazení dokumentů dle definovaných přístupových práv; editace vlastností dokumentů; verzování=slouží pro odlišení různých stavů, ve kterých se dokument během svého životního cyklu nacházel).

Souběžně s implementací probíhá cyklus odborných školení klíčových uživatelů. Jedná se o pracovníky UP, delegované vedením jejich mateřské fakulty. Klíčoví uživatelé budou organizovat následná školení a zároveň budou poskytovat běžnou podporu uživatelům systému. Podpora klíčových uživatelů bude poskytována a zajišťována pověřenými pracovníky CVT UP.

 Zkušební provoz pilotní verze skončí dnem 18. 9. 2009. Do tohoto data budou všem uživatelům dostupné dvě identické instalace DMS, a to: „Cvičné prostředí DMS“ a „Pilotní prostředí DMS“. Prostředí „cvičného“ DMS (http://incuboibm.upol.cz) nabídne každému možnost nezávazných testů a zkoušek. Zde budou probíhat školení a také individuální seznamování s DMS. Veškeré uložené dokumenty společně s cvičným aplikačním prostředím za tři měsíce bez náhrady zaniknou.  Pro uživatele, kteří jsou se správou dokumentů již seznámeni, je připraveno „Pilotní“ prostředí DMS (http://dmsportal.upol.cz). V případě pilotní instalace DMS budou veškerá vložená data i dokumenty zachovány a následně převedeny do ostrého provozu.

Ve zkušební době je nezbytně nutné prostředí zatížit co nejdříve co největším počtem uživatelů. Každá návštěva obou uvedených adres pracovníky i studenty UP bude velmi vítána. Masívní testování výrazně napomůže dosažení uživatelsky příjemné „tváře“ DMS.  Podrobné informace, postupy a návody (uživatelskou příručku, výkladovou prezentaci, simulační animace) naleznete na adrese http://cvt.upol.cz/dms-prezentace. 

Zaměstnanci i studenti se mohou do obou prostředí přihlašovat prostřednictvím stejných přístupových údajů, jako používají pro vstup do prostředí Portálu UP.

Po skončení pilotního provozu bude DMS zařazeno mezi služby přímo dostupné z centrálního portálu.  

Přechod do ostrého provozu je plánován na přelomu srpna a září.

---