Univerzita vybírá systém pro správu elektronických dokumentů

Software pro správu dokumentů DMS a některé doplňky pro univerzitou využívané aplikace představili 10. dubna na Univerzitě Palackého zástupci firem Pontech, WBI a IBM. Systém DMS (Document Management System) má usnadnit akademickým i administrativním pracovníkům na UP práci s elektronickými dokumenty. Stávající systém pro správu dokumentů na UP má řadu omezení, kvůli kterým Komise pro informační technologie na UP a Centrum výpočetní techniky usilují o jeho zdokonalení, nebo nahrazení systémem vhodnějším.
DMS není jen chráněným uložištěm dokumentů přístupným přes webové rozhraní, ale také nástrojem pro oběh, archivaci, správu a práci se samostatnými dokumenty. Ty jsou tříděny do různých kategorií a DMS definuje procesy, kterými dokumenty procházejí a které se zobrazují různým skupinám zaměstnanců. Tzv. „workflow“ například umožňuje různým pracovníkům dokumenty kontrolovat, vnášet do nich poznámky a připomínky, zapracovávat korektury, schvalovat platné verze apod.

Výběr technického řešení je však jen prvním krokem na složité cestě spuštění ostrého provozu. Je potřeba stanovit procesy, systém naplnit daty, kategorizovat dokumenty, „životní cykly“ dokumentů, oprávnění k jejich zobrazování a úpravám, workflow, přizpůsobení uživatelského grafického prostředí, ale také třeba uvést v soulad role uživatelů s novým Organizačním řádem UP.

---